Bugsp.ru

Ваша компьютерная помощь
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как создать шаблон в Word: подробная инструкция

Как создать шаблон в Word: подробная инструкция

Шаблон — это файл, содержащий настройки Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона. Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается автоматически, например, при нажатии кнопки «Создать» на стандартной панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых документов и для организации работы с ними неквалифицированных пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOfficeШаблоны . Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

  • стили;
  • параметры страницы и бумаги;
  • обычный текст, таблицы, рисунки;
  • формы;
  • макросы;
  • пользовательские меню;
  • панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько стилей, в том числе стиль «Обычный», используемый при создании большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей: для ввода текста ; флажок ; раскрывающийся список . Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы . На панели «Формы» выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели «Формы» имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

  • создание текстовой основы (структуры) формы;
  • вставка и настройка полей формы;
  • защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели «Формы» выбрать «Параметры поля формы» . В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно «Параметры текстового поля» содержит следующие основные поля:

  • «Тип» — позволяет выбрать тип поля формы. Если, например, выбрать числовой тип, то при вводе текста в него будет выдано сообщение об ошибке;
  • «Текст по умолчанию» — задает текст, который будет появляться в поле перед его заполнением;
  • «Максимальная длина» — максимальное количество символов, которое разрешается вводить в поле;
  • «Формат текста» — позволяет выбрать различные форматы текста для более жесткого контроля за вводом.

Окно «Параметры флажка» позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: «Снят» или «Установлен» . Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно «Параметры поля со списком» позволяет задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы. Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования значений.

Читайте так же:
Как расцепить текст в Excel

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка «Текст справки», с помощью которой можно подготовить справку по каждому из полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В окне «Текст справки для поля формы» имеются две вкладки: «Строка состояния» и «Клавиша F1». Текст справки, введенный на первой вкладке будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно двумя способами.

  • выбрать меню Сервис/Установить защиту. ;
  • в окне «Защита документа» установить метку «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм» и нажать «Ok»;
  • при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента «Защита формы» на панели «Формы».

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент «Защита формы».

Создание шаблона

Выполните Файл/Создать. . В окне «Создание документа» установите метку «Шаблон» , найдите и выделите шаблон «Обычный» , на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите «Ok» .

Установите требуемые параметры форматирования документа, введите тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.

Выберите меню Файл/Сохранить как. и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле «Имя файла» введите имя шаблона и нажмите «Ok» . Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

Что такое шаблон документа и как он должен выглядеть? Где скачать?

Те, кто часто использует Microsoft Word в своей работе, хоть раз, но задавали себе вопрос, что такое шаблон документа в этом редакторе и как им пользоваться? Это довольно интересный инструмент, который подразумевает сохранение вашего шаблонного документа с целью его дальнейшего многократного использования.

Шаблон документа — это своеобразный вид документа, который остается неизменным и сохраненным на диске в специальной папке. При вызове шаблона создается копия этого исходного документа и уже ее вы можете редактировать по своему усмотрению , при этом в самом исходном документе никаких изменений происходить не будет.

Что такое шаблон документа

  • шрифт ;
  • структура ;
  • стиль оформления ;
  • размер полей ;
  • и т. д.
  • какая-нибудь анкета;
  • электронное письмо;
  • бизнес-план;
  • список задач;
  • и др.

Шаблоны можно создавать самостоятельно, а можно скачать на официальном сайте office.com.

Как создать собственный шаблон документа в Word

Как создать собственный шаблон документа в Word

  1. Открыть редактор Microsoft Word и выбрать пункт «Новый документ».
  2. Создать документ, который хотите сохранить в качестве шаблона. Для этого можете использовать любые возможности редактора, вплоть до водяных знаков или графических объектов. Места в шаблоне, где в дальнейшем будет меняться информация, обычно заключают в квадратные скобки, например: [Имя Клиента].
  3. Проверьте, чтобы все было сделано корректно, и сохраните созданный документ.
  4. Далее вверху нажимаете «Файл», а потом «Сохранить как» и «Тип файла».
  5. Вам откроется небольшое меню с вариантами сохранения шаблона. Выберите подходящий вам вид шаблона, там будет несколько доступных.
  6. Нужно будет задать «Имя» вашему шаблону и потом сохранить его.
  7. После всех манипуляций ваш шаблон сохранится и вы можете его закрывать. Для сохранения шаблонов можно создать специальную папку на вашем компьютере, чтобы вы не запутались в дальнейшем и легко находили путь к своим шаблонным документам.
Читайте так же:
Ошибка инициализации кодека в Bandicam

Примерно по такому же алгоритму можно создать собственный шаблон, откорректировав стандартный или скачанный. С той лишь разницей, что вам не нужно будет создавать новый документ, а использовать уже существующий скачанный шаблон, который потом откорректировать и опять сохранить как шаблонный документ.

Чтобы открыть созданный вами шаблон для работы с ним, нужно просто пройти в папку, куда вы сохраняли шаблоны , и открыть нужный. Внесите необходимые правки в документ, если вам нужен именно «вордовский» документ на основе шаблона, и сохраните его стандартным образом, как обычный документ. При этом сам шаблон останется в папке в исходном состоянии абсолютно нетронутым.

Заключение

Что такое шаблон документа ? Это способ облегчить работу с текстовым редактором. Мы показали как можно работать с шаблоном в Microsoft Word. При этом работа с шаблонами доступна и в других продвинутых текстовых редакторах на Linux или MacOS. Алгоритм создания шаблона будет схожим.

Как создать шаблон в Microsoft Word

Как создать шаблон в Microsoft Word

Ш аблоны позволяют настраивать все необходимые параметры, которые Вы хотите предварительно применить к макету документов, стилям, форматированию, вкладкам, шаблону текста и т.д. Затем Вы можете легко создать новый документ на основе этого шаблона.

Когда Вы сохраняете документ в качестве шаблона, Вы можете использовать этот шаблон для создания новых документов. Эти новые документы содержат весь текст (и изображения и другой контент), которые содержит шаблон. Они также имеют одинаковые настройки, разделы и стили макета страницы в качестве шаблона. Шаблоны могут сэкономить Вам много времени, когда Вы создаете несколько документов, которые должны иметь согласованный макет, формат и некоторый текст шаблона.

Как сохранить документ в качестве шаблона

Первое, что Вам нужно сделать, — это создать свой документ так, как Вы хотите, чтобы выглядели новые документы. Разделите текст (и изображения и т. д.) вплоть до материала шаблона, который Вы хотите отображать в новых документах. Дальше настраивайте макет страницы (поля, разделы, столбцы и т. д.), а также любые форматирование и стили, которые Вы хотите использовать.

Когда у Вас есть документ, который Вам нужен, пришло время сохранить его в качестве шаблона. Откройте меню «Файл», а затем нажмите «Сохранить как».

Как создать шаблон в Microsoft Word

Выберите, где Вы хотите сохранить документ.

Как создать шаблон в Microsoft Word

После ввода имени для своего шаблона откройте раскрывающееся меню полем полем имени, а затем выберите параметр «Word Template (* .dotx)».

Читайте так же:
Как подключить Wi-Fi-адаптер к компьютеру

Как создать шаблон в Microsoft Word

Нажмите кнопку «Сохранить».

Как создать шаблон в Microsoft Word

Вы сохранили свой собственный шаблон Word.

Как создать новый документ на основе шаблона

После того как Вы сохранили свой собственный шаблон, Вы можете создать на его основе новые документы. Самый простой способ сделать это — просто запустить Word.

Его всплывающий экран показывает кучу шаблонов, которые являются встроенными или загружаемыми. В верхней части окна нажмите ссылку «ЛИЧНЫЕ», чтобы отобразить Ваши собственные шаблоны. Затем все, что Вам нужно сделать, это щелкнуть по нужному шаблону, и Word создает на его основе новый документ.

Как создать шаблон в Microsoft Word

По умолчанию Word любит сохранять шаблоны в DocumentsCustom Office Templates, где они будут отображаться вместе с шаблонами, которые Вы создаете в любом другом приложении Office.

Как создать шаблон в Microsoft Word

Когда Вы сохраняете шаблон, Вы можете выбрать другое местоположение, если хотите. Проблема в том, что если Вы сохраните его в другом месте, Word, возможно, не сможет его увидеть и отобразить на заставке в качестве опции. Если Вам это не очень важно, сохраните их в любом месте. Вы можете создать новый документ на основе шаблона, просто дважды щелкнув файл шаблона.

Вы также можете открыть шаблон в Word, чтобы его можно было отредактировать, щелкнув правой кнопкой мыши файл, а затем выбрав команду «Открыть» из контекстного меню.

Если Вам нужен еще более организованный подход, Вы можете изменить местоположение по умолчанию. Это позволяет сохранять шаблоны там, где Вы хотите (хотя они все еще должны находиться в одном месте) и иметь доступ к ним на заставке Word.

В меню «Файл» выберите команду «Параметры». В окне «Параметры Word» выберите категорию «Сохранение» слева. Справа введите путь, в котором Вы хотите сохранить шаблоны в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию». Нажмите «ОК», когда закончите.

Как создать шаблон в Microsoft Word

В конце концов, шаблоны Word функционально похожи на обычные документы Word. Большая разница заключается в том, как Word обрабатывает эти файлы, что упрощает создание на их основе новых документов.

Как создавать шаблоны в Word

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют «рыбами». Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Читайте так же:
Как при помощи Movavi конвертировать видео в аудио (MP4 в MP3)

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню «Файл» (File) и выберем команду «Сохранить как. » (Save as. ). Откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором нам надо выбрать в поле «Тип файла» (Save as type) тип «Шаблон документа» (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка «Шаблоны», в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку «Сохранить».

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО «БЕЛЫЕ НОЧИ». Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке «Рисование» (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку «Линия» (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка «Тип линии» (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии — в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль «Заголовок 1» (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую «шапку». Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

Читайте так же:
Как полностью удалить браузер с компьютера

В левой части шаблона под «шапкой» дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Дата и время» (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле «Обновлять автоматически» (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты — с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке — дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Поле» (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области «Категории» (Categories) выберите «Автоматизация» (Document Automation). В области «Поля» (Field names) выберите команду MacroButton. В области «Сообщение» (Display text) наберите текст «Вставить ФИО получателя» и нажмите OK.

Строго говоря, в области «Имя макроса» следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options) и на вкладке «Вид» (View) в группе «Показывать» (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню «Файл» (File) и выбрать команду «Создать» (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию «Общие шаблоны» (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете «OK». Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию